Contexto

El Ayuntamiento de Moray lleva muchos años retransmitiendo por Internet y, en consecuencia, el Consejo ha querido, en la medida de lo posible, mantener la transparencia de las reuniones actuales, aunque se celebren por videoconferencia.

Con el estallido de Covid-19, el Ayuntamiento de Moray suspendió todos los Comités y creó un Gabinete de Emergencia para convocar cuando fuera necesario. La primera reunión del Gabinete de Emergencia se celebró por teleconferencia y la gestión de la reunión fue bastante laboriosa, además de no ser visible para el público.

Recibimos un correo electrónico de Local Gov LIVE en el que se invitaba a los ayuntamientos a echar un vistazo a su nuevo LIVE Conference, que permitiría la transmisión en directo de las reuniones mientras se celebran de forma virtual. Tras una impresionante demostración, el Ayuntamiento de Moray fue uno de los primeros en adoptar la nueva plataforma en Escocia.

Implementación

La implementación fue muy sencilla. Antes de la primera sesión, realizamos una reunión de prueba para asegurarnos de que los concejales, que formaban parte del Gabinete de Emergencia, y los funcionarios pudieran acceder y utilizar la plataforma. De este modo se solucionaron algunos problemas (sobre todo por nuestra parte, debido al cortafuegos del servidor del Ayuntamiento) para que la primera reunión se desarrollara sin problemas.

Enlace a la primera reunión LIVE Conference del Ayuntamiento de Moray

Celebramos otras dos jornadas de formación para asegurarnos de que todos los concejales estuvieran familiarizados con la plataforma.

Ya hemos celebrado 4 reuniones utilizando la nueva plataforma, que ha tenido tanto éxito que nuestra primera Sesión Plenaria con los 26 concejales tendrá lugar el 17 de junio de 2020. Los comentarios de los consejeros y funcionarios han sido realmente positivos.

Conclusiones obtenidas

Moray es una zona que no tiene una buena banda ancha de Internet, por lo que hemos instalado dos ordenadores en el edificio del Ayuntamiento que están a disposición de los concejales que tengan problemas de conexión.

A medida que nos hemos ido familiarizando con el sistema, hemos creado unas instrucciones para el Presidente, quien, al comienzo de cada reunión, establece unos criterios de conducta, entre los que se incluyen el apagado de los micrófonos y las cámaras cuando no se está hablando, y el uso del botón de “mano arriba” para indicar que se desea hablar. A medida que se han ido celebrando las reuniones, hemos ido aprendiendo cosas y las reuniones son cada vez más fluidas.

En circunstancias normales, sólo asiste un Funcionario de Servicios de Comité (FSC) a las reuniones; sin embargo, hemos comprobado que, utilizando LIVE Conference, dos miembros del personal son necesarios en la reunión. Uno de ellos levanta acta y gestiona la reunión y el otro supervisa la función de chat y se ocupa de cualquier problema técnico, ya que consideramos que era demasiado para un solo miembro del personal.

Definitivamente ha sido beneficioso hacer las pruebas antes de salir a la luz para asegurarse de que todo el mundo sabía lo que estaba haciendo.

Próximos pasos

Debido al éxito del Gabinete de Emergencia, estamos estudiando la posibilidad de extender LIVE Conference a todas las reuniones de nuestros Comités. La introducción del voto electrónico también es algo que esperamos con ansias mientras la vida vuelve a la nueva normalidad.

En la actualidad, tenemos a dos Funcionarios de los Servicios de Comités como moderadores, pero estamos estudiando la posibilidad de que el Presidente del Censejo y un FSC sean los moderadores.