Nous avons parlé à Tracey Sutherland, responsable des services aux comités au Conseil de Moray, de l’utilisation de Live Conference pour les réunions virtuelles du conseil. Voici ce qu’elle nous a dit :
Étude de cas
Utilisation de Live Conference pour les réunions du Conseil
Conseil de Moray
Étude de cas
Utilisation de Live Conference pour les réunions du Conseil
Conseil de Moray
Contexte
Le Conseil de Moray diffuse des émissions sur le Web depuis de nombreuses années et, par conséquent, le Conseil a voulu, si possible, maintenir la transparence des réunions actuelles, même si elles se déroulent par vidéoconférence.
Avec l’apparition de la Covid-19, le conseil de Moray a suspendu tous les comités et a créé un cabinet d’urgence qui se réunira en cas de besoin. La première réunion du Cabinet d’urgence s’est déroulée par téléconférence et la gestion de la réunion a été assez laborieuse et n’a pas été visible pour le public.
Nous avons reçu un courriel de Local Gov LIVE invitant les Conseils à jeter un coup d’œil à leur Live Conference nouvellement développée qui permettrait la diffusion en direct sur le Web des réunions tout en étant tenues virtuellement. Après une démonstration impressionnante, le conseil de Moray a été l’un des premiers à adopter la nouvelle plateforme en Écosse.
Mise en œuvre
La mise en œuvre a été très facile. Avant la première réunion, nous avons organisé une réunion de test pour nous assurer que les conseillers, qui faisaient partie du cabinet d’urgence, et les officiers étaient en mesure d’accéder à la plateforme et de l’utiliser. Cela a permis d’aplanir certains problèmes (principalement de notre côté en raison du pare-feu du Conseil) pour permettre le bon déroulement de la première réunion.
Local Gov LIVE a été formidable lorsque nous avons commencé à travailler et était disponible pour nous aider en cas de problème. Nous volons maintenant en solo, mais nous sommes assurés que Local Gov LIVE est là si nous en avons besoin.
Nous avons organisé deux autres sessions de formation pour nous assurer que tous les conseillers étaient familiarisés avec la plateforme.
Nous avons maintenant tenu 4 réunions en utilisant la nouvelle plateforme, qui a connu un tel succès que notre premier conseil complet avec les 26 conseillers aura lieu le 17 juin 2020. Les réactions des conseillers et des agents ont été très positives.
Les leçons apprises
Moray est une région qui ne bénéficie pas d’une bonne couverture haut débit. Nous avons donc installé 2 PC dans le bâtiment du Conseil qui sont à la disposition des conseillers qui ont des problèmes de connexion.
Au fur et à mesure que nous nous sommes familiarisés avec le système, nous avons créé un briefing pour le président, qui, au début de chaque réunion, énonce des conseils de bonne conduite, notamment l’arrêt des micros et des caméras lorsque l’on ne parle pas, l’utilisation du bouton mains levées pour indiquer que l’on souhaite prendre la parole. Au fil des réunions, nous avons appris des choses et les réunions sont de plus en plus fluides.
En temps normal, un seul responsable des services aux commissions assiste aux réunions, mais nous avons constaté qu’en utilisant Live Conference, deux membres du personnel “assistent” à la réunion. L’un d’entre eux s’occupe du compte rendu et de la gestion de la réunion, tandis que l’autre surveille la fonction de chat et s’occupe des problèmes techniques, car nous avons constaté que c’était trop pour un seul membre du personnel.
Il a été très utile de procéder à des tests avant la mise en ligne pour s’assurer que chacun savait ce qu’il faisait.
Quelle est la prochaine étape ?
En raison du succès rencontré par le Cabinet d’urgence, nous envisageons maintenant d’étendre Live Conference à toutes les réunions de nos comités. L’introduction du vote électronique est également quelque chose que nous attendons avec impatience, alors que la vie reprend son cours normal.
Actuellement, les deux agents des services aux comités sont les modérateurs, mais nous envisageons de faire en sorte que le président et un agent des services aux comités soient les modérateurs.
Visitez le site de Moray
Nous avons parlé à Tracey Sutherland, responsable des services aux comités au Conseil de Moray, de l’utilisation de la Live Conference pour les réunions virtuelles du conseil. Voici ce qu’elle nous a dit :
Contexte
Le Conseil de Moray diffuse des émissions sur le Web depuis de nombreuses années et, par conséquent, le Conseil a voulu, si possible, maintenir la transparence des réunions actuelles, même si elles se déroulent par vidéoconférence.
Avec l’apparition de la Covid-19, le conseil de Moray a suspendu tous les comités et a créé un cabinet d’urgence qui se réunira en cas de besoin. La première réunion du Cabinet d’urgence s’est déroulée par téléconférence et la gestion de la réunion a été assez laborieuse et n’a pas été visible pour le public.
Nous avons reçu un courriel de Local Gov LIVE invitant les Conseils à jeter un coup d’œil à leur Live Conference nouvellement développée qui permettrait la diffusion en direct sur le Web des réunions tout en étant tenues virtuellement. Après une démonstration impressionnante, le conseil de Moray a été l’un des premiers à adopter la nouvelle plateforme en Écosse.
Mise en œuvre
La mise en œuvre a été très facile. Avant la première réunion, nous avons organisé une réunion de test pour nous assurer que les conseillers, qui faisaient partie du cabinet d’urgence, et les officiers étaient en mesure d’accéder à la plateforme et de l’utiliser. Cela a permis d’aplanir certains problèmes (principalement de notre côté en raison du pare-feu du Conseil) pour permettre le bon déroulement de la première réunion.
Local Gov LIVE a été formidable lorsque nous avons commencé à travailler et était disponible pour nous aider en cas de problème. Nous volons maintenant en solo, mais nous sommes assurés que Local Gov LIVE est là si nous en avons besoin.
Nous avons organisé deux autres sessions de formation pour nous assurer que tous les conseillers sont familiarisés avec la plateforme.
Nous avons maintenant tenu 4 réunions en utilisant la nouvelle plateforme, qui a connu un tel succès que notre premier conseil complet avec les 26 conseillers aura lieu le 17 juin 2020. Les réactions des conseillers et des agents ont été très positives.
Les leçons apprises
Moray est une région qui ne bénéficie pas d’une bonne couverture haut débit. Nous avons donc installé 2 PC dans le bâtiment du Conseil qui sont à la disposition des conseillers qui ont des problèmes de connexion.
Au fur et à mesure que nous nous sommes familiarisés avec le système, nous avons créé un briefing pour le président, qui, au début de chaque réunion, énonce des conseils de bonne conduite, notamment l’arrêt des micros et des caméras lorsque l’on ne parle pas, l’utilisation du bouton mains levées pour indiquer que l’on souhaite prendre la parole. Au fil des réunions, nous avons appris des choses et les réunions sont de plus en plus fluides.
En temps normal, un seul responsable des services aux commissions assiste aux réunions, mais nous avons constaté qu’en utilisant Live Conference, deux membres du personnel “assistent” à la réunion. L’un d’entre eux s’occupe du compte rendu et de la gestion de la réunion, tandis que l’autre surveille la fonction de chat et s’occupe des problèmes techniques, car nous avons constaté que c’était trop pour un seul membre du personnel.
Il a été très utile de procéder à des tests avant la mise en ligne pour s’assurer que chacun savait ce qu’il faisait.
Quelle est la prochaine étape ?
En raison du succès rencontré par le Cabinet d’urgence, nous envisageons maintenant d’étendre LIVE Conference à toutes les réunions de nos comités. L’introduction du vote électronique est également quelque chose que nous attendons avec impatience, alors que la vie reprend son cours normal.
Actuellement, les deux agents des services aux comités sont les modérateurs, mais nous envisageons de faire en sorte que le président et un agent des services aux comités soient les modérateurs.
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